PostTresor

Keine Investitionskosten "upfront"

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist es oft problematisch auf unbekanntem Terrain in Vorleistung zu gehen. Der Gesetzgeber stellt bestimmte Anforderungen an eine rechts- und revisionssichere E-Mail-Archivierung:

Eine vollständige Übergabe der E-Mails an das Archivsystem. Alle archivierten E-Mails müssen mit dem Original übereinstimmen und dürfen nicht manipuliert werden. Die Archivierung muss zeitnah erfolgen. Aus Ordnungsaspekten müssen ausreichende Indexstrukturen vorhanden sein. Das Archiv muss unveränderbar, also revisionssicher sein. Nicht zuletzt müssen Protokollierungsfunktionen sowie (ganz wichtig) eine Verfahrensdokumentation existieren. Dazu darf es keine Einschränkung der maschinellen Auswertbarkeit geben.

All das sind Herausforderungen die durch nicht IT-Unternehmen nur selten abgedeckt oder geleistet werden können. Nicht nur die technische Komponente sondern auch die personelle spielt hierbei eine entscheidende Rolle. Der PostTresor nimmt ihnen diese Baustelle ab und bietet mit fest kalkulierbaren Kosten das Ziel der gesetzlichen E-Mail-Archivierung.

Keine Anschaffung und Pflege eigener Hardware

Infrastruktur, auf welcher Software läuft die gesetzlichen Ansprüchen genügen soll, muss Hand und Fuß haben. Neben der reinen Anschaffung, gehört die Pflege und ggf. Erweiterung der Technik natürlich mit dazu. Nicht vergessen werden darf auch ein Rescue-Szenario im Fall das es Hardwareprobleme gibt.

Der PostTresor - als ein Software-as-a-Service Angebot - nimmt Ihnen das große Thema Hardware komplett ab. Wir selbst vertrauen wiederum mit Amazon Web Services auf einen der größten und modernsten Provider der Welt.

Keine Erweiterung des Datenspeichers

Der Gesetzgeber verlangt Geschäftsbriefe (E-Mails) 6 Jahre lang aufzubewahren. Je nach Größe Ihrer Organisation und der Kultur der E-Mailnutzung, kann die Datenmenge im Verlauf der Zeit beachtlich anwachsen. Ein Faktor den man nicht unbedacht lassen darf.

Dies hat zu Folge das nicht nur der Datenspeicher der technischen E-Mail-Archivierungslösung erweitert, sondern ggf. auch die Backupkapazität entsprechend angepasst werden muss.

Die redundant und hochverfügbaren Datenspeicher des PostTresor passen sich automatisch der Datenmenge Ihres Archivs an.

Keine Lizenzaufstockung bei weiteren E-Mail Konten

In heutigen betrieblichen Organisationen ist es nicht unüblich das Mitarbeiter kommen und gehen. All das stellt für die Archivierung Ihrer E-Mails ggf. ein Problem dar. Viele selbst gehostete Archivierungslösungen lizensieren jeweils nur komplette Pakete in denen eine bestimmte Menge von E-Mail Konten inkludiert ist. Überschreiten Sie beispielsweise beim Eintritt neuer Mitarbeiter bestimmte Grenzen, wird eine teure Nachlizensierung fällig.

Der PostTresor hingegen kennt lediglich eine einzige Art der Abrechnung - nämlich pro E-Mail Konto. Ganz egal zu welcher Zeit Sie wieviele E-Mail Konten archivieren müssen, PostTresor skaliert überschaubar und kalkulierbar mit. Dazu kommt: Je höher die Anzahl der abgenommenen Konten, desto günstiger der Preis pro Konto.

Keine eigenen Ressourcen für den Betrieb notwendig

Die wenigsten Soft- oder Hardwaresysteme laufen ohne Weiteres über einen längeren Zeitraum ohne menschliches Zutun. Sie müssten also nicht nur technische, sondern natürlich auch menschliche Resourcen für eine E-Mail-Archivierung einplanen.

Beim PostTresor wird Ihnen auch diese Baustelle abgenommen: Weder benötigen Sie geschulte Mitarbeiter für den Betrieb, noch müssen Sie überhaupt Kapazitäten für dieses Thema binden.